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「決議の省略」における議事録・同意書の備置きについて

「決議の省略」における議事録・同意書の備置きについて

 新型コロナウイルス感染拡大による緊急事態宣言の発出もあり、本年度においても、社員総会又は評議員会、理事会について、実際に開催することを断念し、決議の省略によらざるを得なかった法人が多かったのではないでしょうか。

 一般法人法においては、社員総会又は評議員会、理事会の議事録を作成し、その議事録を10年間、主たる事務所に備え置かなければならないという規定がありますが、これは、社員又は評議員、理事の全員の同意によって議案が可決されたものとみなされた場合であっても同様です。

 例えば、決議の省略による理事会の議事録の法定記載事項は次のとおりです。

     

・理事会の決議があったものとみなされた事項の内容

・上記事項を提案した理事の氏名

・理事会の決議があったものとみなされた日

・議事録作成にかかる職務を行った理事の氏名

 

 また、決議の省略による場合、議事録だけでなく、社員又は評議員、理事の全員から提出を受けた「同意書」についても、10年間、主たる事務所に備え置かなければなりません。

 決議の省略による場合、社員又は評議員、理事の全員が同意の意思表示をすることが必要ですので、全員分の同意書が集まって、一安心といった事務局のご担当者もいらっしゃるのではないかと思います。

 しかし、上記のように、議事録を作成し、同意書とともに備置き書類として整えることまでが一連の事務ということになりますので、これらの事務も、遺漏なく実施しておく必要があります。


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